Polsub Hadirkan SIPAKDES untuk Permudah Administrasi Kantor Desa
PASUNDANEKSPRES.ID - Tim P.I.X.E.L dari Jurusan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Politeknik Negeri Subang (Polsub) menghadirkan sebuah inovasi digital bernama SIPAKDES (Sistem Informasi Persuratan Administrasi Kantor Desa). Inovasi tersebut dirancang untuk membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi persuratan di tingkat pemerintahan desa.
Tim P.I.X.E.L yang terdiri dari Bilqis Kh, Egaku D.F, Nayla R.A, dan Sudrajat M mengembangkan SIPAKDES sebagai respons terhadap permasalahan yang ditemukan dalam proses administrasi surat-menyurat di kantor desa. Inovasi tersebut dikembangkan di bawah bimbingan Masesa Angga Wijaya, S.Kom., M.Kom.
Gagasan pengembangan SIPAKDES bermula dari kegiatan observasi dan wawancara langsung yang dilakukan Tim P.I.X.E.L bersama Kepala Seksi Pemerintahan (Kasipem) Desa Rawalele. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada 13 Maret dan 10 April 2026 untuk mengetahui secara langsung berbagai kendala yang dihadapi dalam proses pencatatan dan pengelolaan administrasi persuratan.
Dari hasil observasi tersebut, tim menemukan sejumlah persoalan, di antaranya proses pencatatan yang masih dilakukan secara manual, adanya duplikasi input data, arsip yang sulit ditemukan atau ditelusuri, serta belum tersedianya sistem rekapitulasi secara otomatis. Kondisi tersebut dinilai dapat membuat proses pelayanan administrasi menjadi kurang efisien.
"Berangkat dari permasalahan itu, SIPAKDES dirancang sebagai sistem yang mampu membantu perangkat desa dalam mengelola data persuratan secara lebih terstruktur. Sistem tersebut menggunakan Microsoft Access dan VB.NET, dengan antarmuka berbasis UserForm yang dirancang untuk memudahkan pengguna dalam melakukan input dan pengelolaan data," ungkap Tim P.I.X.E.L kepada Pasundan Ekspres.
SIPAKDES Memiliki Tiga Menu Utama
Menurutnya, dalam operasionalnya, SIPAKDES memiliki tiga menu utama, yakni Input Data, Pengajuan Surat, dan Laporan. Sistem juga dapat membantu membuat surat dengan menyesuaikan format jenis surat serta menghasilkan laporan secara otomatis sehingga pekerjaan administrasi dapat dilakukan dengan lebih praktis.
SIPAKDES dirancang untuk dapat berjalan secara offline pada komputer atau laptop mitra. Data yang dimasukkan kemudian tersimpan secara otomatis ke dalam database internal. Dengan sistem tersebut, laporan data pengajuan surat dapat dihasilkan dengan lebih cepat, sekaligus meminimalkan kebutuhan untuk melakukan input data secara berulang.
Tim P.I.X.E.L menyebutkan, penerapan SIPAKDES memberikan sejumlah manfaat dibandingkan proses sebelumnya. Jika sebelumnya pencatatan dan pendataan pengajuan surat masih dilakukan secara manual dan pencarian data membutuhkan waktu cukup lama, setelah adanya sistem tersebut proses administrasi menjadi lebih efisien, arsip digital lebih mudah ditelusuri, serta pembuatan laporan dapat dilakukan secara otomatis.
Selain itu, sistem tersebut juga memungkinkan data yang konsisten pada setiap surat karena bersumber dari satu basis data. Hal ini diharapkan dapat mempercepat waktu pelayanan penerbitan surat sekaligus meningkatkan ketertiban administrasi di lingkungan pemerintahan desa.
Ia menegaskan, ke depan keberlanjutan inovasi SIPAKDES diarahkan melalui beberapa jalur, mulai dari pengembangan akademik, pengembangan produk, hingga perluasan manfaat sosial. Tim juga melihat SIPAKDES memiliki potensi untuk direplikasi karena bersifat fleksibel, mudah diadaptasi, ramah pengguna, serta dapat diterapkan dengan biaya yang relatif rendah di desa-desa lain.
"Kami berharap inovasi ini tidak hanya menjadi produk akademik, tetapi juga dapat memberikan manfaat nyata bagi peningkatan kualitas pelayanan administrasi pemerintahan desa," pungkasnya.(znl/sep)
