PURWAKARTA-Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Purwakarta kini memiliki penyimpanan arsip yang tertata rapi dalam suatu ruangan khusus, lengkap dengan rak yang juga berderet rapi.
Kepala DPMPTSP Purwakarta Hariman Budi Anggoro mengungkapkan, perubahan pengelolaan dan penataan arsip milik DPMPTSP ini buah dari kolaborasi dengan tim dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (Disarpusda) Kabupaten Purwakarta. "Perubahan yang sangat positif ini terasa sejak kami mendapatkan bantuan pendampingan penataan dan pengelolaan arsip dari tim Disarpusda," kata Hariman kepada wartawan, Selasa (7/5).
Dijelaskannya, DPMPTSP berdiri sejak 2007 lalu dan sejak itu pula arsip-arsip penting menumpuk di gudang khusus yang lokasinya berada di belakang kantor. "Dulu kami selalu kesulitan mencari arsip saking menumpuk dan tidak jelas tata letaknya. Bahkan, jika ada yang membutuhkan arsip, perlu waktu paling cepat dua hari untuk mencarinya,” ujar Hariman.
Selain itu, lanjut Hariman, DPMPTSP mendapat nilai jelek soal penataan arsip, yakni hanya C. Pihaknya pun berinisiatif untuk berkoordinasi dengan Disarpusda untuk meminta bantuan penataan arsip.
Gayung bersambut, Disarpusda pun ternyata memiliki program pendampingan penataan arsip untuk perangkat daerah. Hingga, belum lama ini, tim dari Disarpusda mendatangi DPMPTSP.
Tim itu memberikan pencerahan, ilmu dan wawasan, mengenai bagaimana menata dan merawat arsip-arsip yang ada. Sehingga, arsip ini mudah ditemukan serta keberadaannya menjadi terawat. "Alhamdulillah, setelah ada pendampingan dari Disarpusda, kini mencari arsip di DPMPTSP tidak perlu dua hari lagi. Cukup hitungan jam sudah ketemu. Ini merupakan perubahan yang luar biasa," ucap Hariman.
Ke depan, pihaknya menargetkan arsip di DPMPTSP hijrah dari arsip dinamis (fisik) ke arsip digital. Sehingga, ketika ada permohonan data arsip, pemohon bisa menunggu dalam hitungan menit nantinya arsip sudah tersedia.
Pihaknya pun sangat berterima kasih kepada tim arsiparis Disarpusda yang telah berbagi ilmu untuk menata dan merawat arsip tersebut. Selain itu, pihaknya juga akan melengkapi sarana dan prasarana yang telah direkomendasikan oleh tim Disarpusda.
Salah satunya, penambahan rak yang lebih representatif lagi, pemasangan alat suhu udara, dan pemasangan panic button untuk mengantisipasi dini jika terjadi kejadian kebakaran atau ada tindak kriminal.
Pihaknya menargetkan, penataan arsip sesuai rekomendasi Disarpusda akan selesai Juni 2024 ini. Sementara untuk hijrah ke arsip digital, targetnya selesai akhir tahun ini. "Kami juga meminta tim arsiparis untuk terus melakukan pembinaan terhadap pegawai arsip kami. Karena ini pegawai baru, maka jangan dulu dilepas untuk pengawasannya dari tim arsiparis," kata Hariman.
Jika jam terbang pegawai arsipnya sudah mumpuni, maka pihaknya tak keberatan bila tim arsiparis Disarpusda melepasnya secara mandiri.
Hariman menyebutkan, arsip yang ada di instansinya merupakan naskah penting yang dibuat sejak tahun 2007 sampai dengan 2018. Arsip ini, didominasi oleh SIUP, TDP, HO dan keramba jaring apung (KJA). "Ke depan, arsip di DPMPTSP akan menjadi tanggung jawab salah satu pegawainya yang memang khusus membidangi arsip. Bahkan, ruangan arsipnya akan dilengkapi dengan ruangan pengawasan atau unit gawat data (UGD)," ujar Hariman.(add/sep)
