Program Penataan Arsip PUPR Subang, Dokumen Kontrak Mulai Dirapikan
SUBANG – Dinas PUPR Subang tengah menjalankan program penataan kearsipan dengan merapikan dan memindahkan sejumlah dokumen kontrak pekerjaan yang tersimpan di Bidang Jalan.
Penataan tersebut mencakup arsip kontrak dari beberapa tahun, di antaranya dokumen tahun 2019, 2021 dan 2022. Proses ini dilakukan sebagai bagian dari pembinaan kearsipan agar dokumen penting daerah tersimpan secara tertib dan mudah dikelola.
Tatang, yang menangani urusan kearsipan di Dinas PUPR Subang, mengatakan saat ini proses pemindahan dan pencatatan arsip masih berlangsung dan ditargetkan dapat diselesaikan tahun ini.
“Bidang Jalan sedang memindahkan berkas atau kearsipan. Arsip yang dipindahkan atau dikumpulkan yaitu arsip kontrak beberapa tahun, mulai dari arsip tahun 2019, 2021 dan 2022 yang sedang dirapikan,” kata Tatang.
Menurutnya, pembinaan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan juga masih dalam proses, termasuk pencatatan dokumen.
“Pembinaan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan untuk sementara masih proses pencatatan. Insyaallah tahun ini beres,” ujarnya.
Penataan tersebut juga berkaitan dengan evaluasi dan pembinaan yang dilakukan Dinas Kearsipan Daerah. Evaluasi atau penilaian kearsipan dilakukan setiap semester melalui pemeriksaan dan pembinaan ke setiap dinas.
Tatang menegaskan, arsip perlu dijaga dan dipelihara karena merupakan dokumen penting bagi daerah. Namun, ruang penyimpanan arsip di kantor Dinas PUPR saat ini sudah cukup penuh.
Karena itu, menurutnya, ke depan diperlukan gedung khusus dengan kapasitas lebih luas agar penyimpanan arsip dapat dilakukan secara tertib dan rapi.
Tatang juga menjelaskan bahwa pemusnahan arsip tidak dapat dilakukan sembarangan. Proses tersebut harus mengikuti ketentuan hukum yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Arsip yang dapat dimusnahkan antara lain arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna, baik nilai hukum, keuangan, sejarah, kebudayaan maupun operasional.
Selain itu, dokumen tersebut tidak boleh sedang berkaitan dengan perkara atau menjadi objek maupun alat bukti dalam perkara hukum.(red)
